מנהל הארכיון במועצה :נאדר עבדאללה
טל: 0546724094
Naderov3000@gmail.com
במועצה מקומית כפר מנדא פועל ארכיון גדול ומקיף הכולל מסמכים מוניציפליים והיסטוריים משנת 1974. בנוסף לכך, יש תיקים ומסמכים רשמיים וחוקתיים היסטוריים משנות השישים, ומסודרים לפי שם הנכס, וקדימות ההיסטורית.
הארכיון משמש ככלי ומקור אמין לתושבי היישוב, מאחר ומכיל הרבה מסמכים ותיקים. הארכיון מכיל בערך 3000 תיקים הקשורים לאגפי ומחלקות המועצה והמוסדות השייכים למועצה. מנהל הארכיון ממיין את התיקים ומסדר אותם לפי הערך הניהולי, החוקתי, ההיסטורי וממיין אותם לפי מקום המוקצה לכך.
מנהל הארכיון מתעסק עם עוד 2000 תיקים, אשר קשורים למסמכים רשמיים, כמו בסמכי הטאבו, משרד הפנים, בתי דין שרעיים . ונשמר עותק מכל מסמך שיוצא מהארכיון בתיקים המוקצים לכך.
הנוהל בהשמדת תיקים
- מנהל הארכיון יסקור ויתעד את כל התיקים שדורשים השמדה על-פי החוק הישראלי לתהליך ההשמדה. כמות ורשימת התיקים המיועדים להשמדה נשלחים על-ידי מנהל הארכיון במועצה למנהל ארכיון המדינה לקבלת אישורו בהשלמת התהליך ועד לקבלת האישור מקצה מנהל הארכיון במועצה מקום מיוחד לתיקים אלו.
- במקרה של אישור תהליך השמדת התיקים, מנהל הארכיון במועצה המקומית ומזכיר המועצה המקומית יעמדו בראש תהליך השמדת התיקים
הנגשת ארכיון ברמה דיגיטלית
החזון העתידי של ארכיון מועצה מקומית בכפר מנדא לעדכון את הארכיון ולהנגישו ברמה דיגיטאלית עקב התועלת הטמונה בתהליך:
- גישה מהירה לרשומות ומידע
- מהירות אחסון והפחתת העלויות של הגדרת תיקים ולהשתמש במערכת הקלטה ידנית
- קל לעדכן, להוסיף ולמחוק כפי שהוא מתקן שגיאות.
- קל למצוא כתובת התיק, המספר והקוד של התיק, תאריך פתיחת וסגירת תיק ומיקום התיק
- קל לראות תקציר ותיאור מצב התיק
מנגנון האפיון בארכיון
- סידור לפי א"ב : סידור המסמכים לפי נושא אשר מתחיל באות א', ב', ג', ד' וכיו"ב
- סידור מספורי : סידור המסמכים לפי מספרים 1,2,3 וכיו"ב
- סידור משולב: סידור לפי אות א"ב ומספורי 1א, 2א, 3א וכיו"ב
- סידור לפי זמן :סידור מסמכים לפי תאריך יצירת תיקים מבחינת זמן או תאריך.
- סידור נושאי: סידור המסמכים לפי נושאים ספציפיים , הסידור יהיה לפי א"ב או מספורי או משולב מספורי עם וא"ב